Zdravím všechny,
potřeboval bych poradit a trochu nasměrovat.
Snažím se vytvořit pro naše projektové manažery automatizaci v Make, která by každý den v určitý čas poslala do Gmailu notifikaci ohledně úkolů v Asaně.
Konkrétně by notifikace poslala seznam úkolů, které dotyčný zadal/přiřadil někomu z týmu a zároveň by další podmínka byla, že by seznam vypsaných úkolů zahrnoval pouze úkoly, které jsou 2 dny před termínem dokončení.
V praxi:
- Zadám někomu z týmu úkol v Asaně například s termínem dokončení 18. 5. 2024.
-
-
- 2024 mi přijde e-mail se seznamem úkolů, kde bude právě tento úkol, protože má termín dokončení 18. 5. 2024.
- Jako projektový manažer tudíž získám přehled, že úkol ještě není zpracován a měl bych zjistit jeho status u kolegy, kterému je úkol přiřazen.
Zkoušel jsem scénář vytvořit, ale většinou jsem narážel na problém ve filtrování úkolů. Nepodařilo se mi přijít na správný filtr, který mi při volání všech úkolů, které jsem já někomu přiřadil vyfiltroval pouze úkoly, které mají termín dokončení od “teď” za dva dny.
Budu rád za jakékoliv rady a nasměrování.
Díky, Honza.
1 Like
Ahoj Honzo,
bylo by super vidět přímo ten scénář, protože filtrovat data je možné na více úrovních. Tady jedno z možných řešení:
Dej vědět, jestli jsem tvůj problém pochopil správně a jestli se ti to povedlo zprovoznit.
H.
Ahoj Honzo,
díky moc za pomoc, navedl jsi mě správným směrem. Jediné, co jsem v mém případě musel udělat byla výměna “Array aggregator” za “Text aggregator”, protože jsem následně potřeboval vyfiltrované úkoly poslat hromadně v jednom mailu. “Array aggregator” mi na výstupu v mailu vracel pouze jeden úkol.
Finální scénář viz screen…
Nicméně se tě ještě zeptám. Aby byl tento scénář kompletní, tak by sice měl tímhle způsobem správně fungovat. Akorát by měl z Asany brát a filtrovat všechny úkoly, které jsem já vytvořil a někomu přiřadil. Teď modul Asany vlastně funguje tak, že bere úkoly bez ohledu na to, kdo ho vytvořil a někomu přiřadil. Zároveň listuje úkoly přiřazené pouze jedné osobě a nezohledňuje celý tým.
Nevím, jestli je to tak pochopitelné. Uvedu na příkladu. Já (Projektový manažer) v Asaně vytvořím úkol k nějakému projektu a přiřadím ho kolegovi Jirkovi. Jakmile se bude úkol nacházet 2 dny před jeho zadaným dokončením, tak by scénář měl poslat notifikaci do Gmailu, kde by byl napsaný právě tento mnou vytvořený a někomu (v tomhle případě Jirkovi) přiřazený úkol. Já si úkol přes link v Gmailu otevřu, podívám se v jakém je stavu a případně Jirku upozorním a popoženu, že se blíží termín dokončení úkolu.
Nejsem si jistý, zda-li tohle lze v Make zautomatizovat.
Díky moc, H.
Pokud jde o ten agregátor, dal jsem ho tam jen, abychom měli nějaký výstup. Jinak jsem se soustředil jen na ten filtr jako takový.
Zároveň modul List tasks mám záměrně omezení a musí být nastavené konkrétní filtry – třeba jeden projekt nebo nebo assignee a workspace zároveň. Je to (nejspíš) proto, že jinak by z API padalo velké množství dat. To znamená, že to není správný modul.
Ty potřebuješ vlastně to samé, co bys v aplikaci Asany nastavil přes Advanced search. Na to má Asana speciální funkci v API, kterou ale v Make.com nastavíš nejspíš jen přes modul "Make an API call` – ten už ale potřebuje trochu znát, jak se pracuje s API. Tady je případně dokumentace: https://developers.asana.com/reference/searchtasksforworkspace
Ještě je potřeba říct, že tahle funkce je pouze pro organizace, které Asanu platí.
Kdybys chtěl, můžeme najít někoho, kdo by ti s tím pomohlo – napadá mě třeba @VendulaSipkova. Chápu, že si chceš tu automatizaci udělat spíš sám, ale někdy je lepší v tom sám nebýt 
Kdyžtak ještě napiš
H.
@honzapav díky za poznatky a pomoc. V tomto případě asi možná nemá moc smysl řešit nějakou automatizaci s posíláním notifikací, ale zkrátka využít možnost Advanced search v Asaně, který si může projektový manažer uložit a koukat přímo do něj.
jj, ono to tak zrovna v těhle případech bývá – ta upozornění většinou suplují nějaký chybějící návyk. Pokud vezmu Asanu, je lepší ten návyk získat, než to řešit technologií.
1 Like
