Ahoj, říkal jsem si, že nebude od věci jednou za čas shrnout novinky z Asany. Teď je jich za poslední dobu několik, které mi přijdou důležité.
1 – Time tracking
Zaznamenávání času stráveného s úkolem je v Asaně přibližně od listopadu. Nejprve mělo jen formu vlastních polí, do kterých jste mohli zapisovat plánovaný a strávený čas. Přibližně od půlky ledna můžete využít tlačítko Start timer nebo Stop timer. Také už se sčítá čas ze všech podúkolů. Také můžete na jednom úkolu zaznamenávat práci více lidí. Hodně se mi líbí i to, že funkci měření času můžu přidávat pouze konkrétním projektům nebo v My Tasks.
V poslední fázi, která teprve přijde, by se mělo pracovat na reportingu a na dostupnosti těchto funkcí v API Asany (co je API?).
Moje zkušenost je zatím trochu rozpačitá:
- Osobně je pro mě důležitý právě ten reporting. U některých projektů stále fakturuji podle odpracovaného času. Zatím tedy zůstávám u Clockify.
- Záznamy mohou upravovat všichni, kdo mají přístup k úkolu. Lidem občas tahle funkce vadí u vlastních polí obecně – já to vnímám spíš jako výhodu. Ale u času, který je podkladem pro fakturaci, mi to nějak vadí. Ale asi je to o zvyku.
Měření času stráveného s úkoly obecně lidi rozděluje, ale přínos má – za mě osobně jako podklad pro fakturaci nebo jako zpětná vazba na proces (pokud existuje problém). Představa, že se bude měřit čas strávený s každým úkolem, je zatím zcestná. A s tím zatím padá i řízení vytížení lidí ve firmě (v Asaně Business funkce Workload).
2 – Team admins
Jedna z vlastností Asany, na které si lidé občas stěžují (článek by si zasloužil aktualizaci), je nedostatek opravnění a obecně nemožnost osekat, kdo co může v Asaně dělat. Osobně vidím spoustu přínosů v otevřenosti Asany, ale absence ochrany smazání týmů byla něco, co mě dlouhou dobu fakt překvapovalo. Teď se s rozšířenou funkcí Team Admins konečně mění.
Pokud delegujete na sebe nebo jiného uživateli roli administrátora týmu, můžete nově omezit, kdo může měnit název týmů a jeho popisek a kdo můžem měnit nastavení viditelnosti týmu (veřejné pro organizaci, členství na vyžádání, soukromé).
Přibyly také nové Entreprise funkce:
- Schvalování nových
membersv týmu (člen je někdo s doménou organizace). - Schvalování nových
guestsv týmu. - Odebírání
guestsamembersz týmu.
Škoda – ty Enterprise funkce bych docela využil 
– co vy?
3 – Proměnné v automatizacích
Interní automatizace v Asaně (jmenují se Rules) jsou fajn, ale k tomu, aby se daly využívat více, jim mnoho chybělo. Třeba možnost nastavit proměnné. V Asaně se teď objevila první vlaštovka – pokud vytvářím pravidlo s akcí Add a comment, můžu do těla komentáře přidat:
- Úkol (název úkolu, popisek, ID, URL)
- Plnitele úkolu (jméno, e-mail, ID, URL)
- Uživatele, který úkol vytvořil (jméno, e-mail, ID, URL)
- Datum (počáteční nebo konečné)
Není to moc, ale vnímám to jako příslib dalšího rozvoje. Promítnout do podúkolů nějaké informace z mateřského úkolu nebo odeslat e-mail na adresu uvedenou ve vlastním poli mateřského úkolu by vůbec nebylo od věci.
4 – Nové filtry a řazení úkolů
Vzhledem k tomu, že mám trochu vhled do toho, co se bude v Asaně objevovat, vím, že i tohle je jen první projev změny, který doufám Asana dotáhne do perfektního konce. Nově můžete v Asaně filtrovat úkoly podle více filtrů najednou a také mít různá řazení. Zatím to funguje pro List a Board, a pokud vím, ještě tato funkce není dostupná pro 100% organizací.
Je to v zásadě drobnost, u které si říkáte, že by v Asaně vlastně měla být (zvlášť pokud vás to naučil Airtable nebo Notion). Nemyslím si, že by funkce Asaně vyloženě chyběla, ale je to spíš ten typ funkce, který rozšiřuje univerzálnost a umožní nová lepší workflow. Taky myslím, že to zvýší přehlednost.
Můj osobní tip je, že Asana časem odebere z menu projektu možná zobrazení projektu (List, Board, Timeline a Calendar) a bude místo toho možné vytvořit si vlastní views – kde můžu mít klidně 3 listy a jeden board, s různě nastavenými filtry a řazením. No, uvidíme.
Na konec
Záměrně v tomhle přehledu nejdu do detailu, ale rád doplním cokoliv, co vás bude zajímat. Stejně tak se rád dozvím, jestli vás novinky v téhle formě zajímají. Není to formát na každý měsíc, ale že se o nových funkcí současní uživatele Asany moc nedozvídají.
Díky!