Jak řešit strukturování projektů? Například si mohu stáhnout hezkou šablonu přímo z webu Asany na agendu meetingů. Ona se uloží jak projekt, jenže když má člověk takovýchto meetingů spousty, za pár týdnů bude levý sidebar naprosto nepřehledný a projekty budou vypisované v šíleně dlouhé nudli. Nemluvě o tom, že zde chci mít i další projekty než jen meetingy.
Řeším to tak, že mám projekt nazvaný Meetings, dílčí úkoly nesou název schůzky (datum+hlavní téma) a teprve do podúkolů píši body schůzky a konkrétní úkoly. Ale to asi není správné využití potenciálu Asany, co?
Jak strukturovat Asanu je poměrně široký téma a připravuju k tomu návod (a možná něco navíc). Píšu si, aby ti napsal, až to bude 
.
V tvém případě máš tři možnosti.
1 – Využít šablonu Asany nebo podobnou
Tohle je častější řešení pro nějaké velké měsíční nebo kvártální schůzky (ale ne kvůli množství projektů) – i na týdenní schůzky se to dá využít, ale záleží na rozsahu. Pak funguješ tak, že jakmile zpracuješ všechny další kroky ze schůzky, projekt archivuješ. Já ještě rád doporučuje tenhle typ projektů vyčlenit do samostatného týmu, třeba Schůzky.
2 – Jeden projekt a práce s podúkoly
V tomto případě je struktura takováto:
- Projekt
Schůzky - Úkol (řádek nebo karta) je jedna schůzka
- Akční kroky ze schůzky jsou podúkoly.
Tohle je fajn, a) pokud se potřebuješ k předchozím schůzkám vracet, a b) pokud těch úkolů není moc (třeba víc než 10). Máš jeden projekt a moc neřešíš. Schůzky, které už nepotřebuješ vidět, označíš jako splněné, a pokud zobrazuješ jen nesplněné úkoly – zmizí z očí (ale můžeš je dohledat).
3 – Jeden projek a práce se sekcemi
V posledním případě je struktura následující:
- Projekt
Schůzky - Úkol (řádek nebo karta) je jednoduše úkol nebo akční kroky (nebo téma agendy)
- úkoly jsou členěné podle sekcí, které mohou být buď oblasti zájmu (např. Finance, Obchod, Marketing, … nebo něco jiného).
Podstatou je, že do projektu buď zadáváš úkoly, které se nevážou k jiným projektům v Asaně, a k tomu využíváš tzv. multi-homing, tedy přiřazení jednoho úkolu k více projektům.
Tohle se nejvíc osvědčilo v mojí praxi – před schůzkou do projektu Schůzky do patřičných sekcí připojíme důležité úkoly z jiných projektů v Asaně (třeba marketingové úkoly z projektu Marketing do sekce Marketing, zakázky z projektu Obchod do Zakázek apod.). Jakmile je probereme a vzniknou nějaké další kroky a třeba připravujeme další schůzku, z projektu Schůzky je zase odebereme. A tak to děláme každý týden. Není to zase tak pracné – navíc se často děje, že jeden úkol probíráme na více schůzkách zároveň.
Přikládám ještě screenshot sekcí z projektu, kde máme týdenní statusové schůzky k vývoji naší výzkumné appky Nautie.
Důležité je, že žádná z těch možností není špatná, pokud ti vyhovuje.
Dává to takto smysl?
1 Like