Když se s lidmi bavím o Workflow, mají tendenci si ho někam zařadit. Je to přirozené, vytváříme si představu na základě předchozích zkušeností, abychom o něčem novém dokázali rychle přemýšlet.
Většinou to probíhá takto:
Někdo: “Hele, co je to Workflow?”
Já: “Ve workflow pomáháme malým a středním firmám odblokovat jejich růst tím, že jim pomůžeme firmu lépe řídit, zefektivníme spolupráci – třeba díky lepší komunikaci v týmu nebo automatizacím – a zavedeme nebo vytvoříme správné digitální nástroje.”
Někdo: “Pomáháte? Vás je víc? Já myslel, že to děláš na sebe. Aha, takže jste tedy agentura?”
Já: “No, dneska se okolo Workflow pohybuje asi šest lidí, kteří společně opakovaně spolupracují na zakázkách a i neklientských projektech a přibližně dalších deset, kteří se zapojí nárazově. Všichni se zapojují, kdy chtějí. Jsme vlastně všichni na volné noze, ale sdílíme spolu pracovní postupy, některé nástroje, kancelář apod. Když přijde zakázka, hledáme, pro koho je vhodná, kdo by se na ní chtěl podílet, kdo má čas apod.”
Někdo: “OK, takže ne agentura, ale tržiště – přijde poptávka a hledáš, na koho zakázku přehodit…?”
Já: “Nejsme tržiště nebo jak se dneska říká marketplace, nechceme přerozdělovat zakázky a vydělávat na provizích, Workflow je spíš jako prostředí, které na jedné straně podporuje podnikatele z malých a středních firem, a na druhé umožňuje zkušeným a zodpovědným freelancerům podílet se na projektech, na které by často jako jednotlivci nestačili. Umožňuje nám to zastoupit se, poradit si, sdílet zkušenosti… A přitom si do velké míry zachovat svojí nezávislost.”
Proč to takhle je
Pro někoho to možná bude slovíčkaření, ale já mám za to, že “jak o věcech mluvíme, tak o nich i přemýšlíme”. Mám zkušenosti jak z agentur (o tom jsem psal naposledy), tak s budováním marketplace (ač menší). Zkusím oba modely popsat tak, jak je vnímám (a žádný z nich není primárně špatný), a pak vysvětlit, jak a proč to vidíme ve Workflow.
Agentura
Agentura je pro mě organizace, která dělá zakázky pro klienty, poskytuje specializované činnosti a zajišťuje svůj vlastní vnitřní provoz. Často funguje jako trvalá struktura. Samozřejmě se lidi mění, ale pozice zůstávají.
Ty hlavní činnosti většinou mívá agentura in-house, zaměstnává specialisty. Pro vedlejší specializované činnosti (ale v poslední době i ty hlavní) si hledají externisty. Málokdy to agentura přizná. Asi se bojí, že by se na ně klienti koukali skrz prsty. Přitom agentura je ze své podstaty zprostředkovatel.
Je to škoda – sehnat lidi je těžké a získávání skvělých lidi je jedno z hlavních agenturních know-how. Možná by pak lépe dokázala prodat svoji hodnotu (ne jen jako čas, jehož hodnota je vyjádřena hodinovou sazbou).
Prvním typickým obchodním modelem agentury je “kontinuální spolupráce”, kdy se cena pro klienta a tím pádem i zisk pro agenturu odvíjí od objemu času, který agentura dokáže klientovi každý měsíc vyfakturovat. Existují pokusy o jiné modely (např. odměna za dobré výsledky, success fee), ale mám pocit, že to je spíš divadlo a málokdo to umí – je to vážně těžké a vyžaduje to souhru klienta i agentury. V tomto případě si zadavatel u agentury kupuje kapacitu – agentura si vždy na klienta najde čas, protože ho má zarezervovaný.
Druhý typický model je “zákazková výroba”, kdy agentura pro klienta vytváří např. web, automatizaci, interní systém a nebo může jít třeba o zavedení digitálního nástroj (Asana, CRM). Protože jde o nárazové projekty, více se tu objevuje najímání externích specialistů. V případě zakázkové výroby si zadavatel nejčastěji kupuje odřízení zakázky od A do Z. To v případě tržiště nedostane.
Platí, že čím větší je agentura, tím spíše bude specialisty zaměstnávat. Řídit externisty je náročné, agentura si od nich také potřebuje předjednat kapacitu – tak je zaměstná.
To také znamená, že musí velmi dobře balancovat na hranici vytíženosti specialistů. Pokud nejsou vytížení 100%, musí ztrátu na jednom projektu umořit v zisku z jiných zakázek. Pokud je vytíženost větší než 100%, musí shánět další lidí nebo přeplácet přepracované specialisty. Ani jedno nemá dobré důsledky pro klienty.
Pokud ale zaměstná další lidi, musí získat další zakázky – nebo vyhazovat, což není efektivní. Hledání a nabírání stojí obrovské síly. Je to začarovaný kruh, který dokázal umořit nejednoho zakladatele agentury.
V modelu agentury mi chybí udržitelnost – hlavně pokud jde o kvalitu práce. Lidi v agenturách bývají přepracovaní, po čase, kdy pracují stále na jednom klientovi demotivovaní. Znám agentury, které to řeší dobře, ale mám pocit, že se v tom většina plácá.
Tržiště (marketplace)
Marketplace je pro mě místo, kam přijdu jako firma a můžu si vybrat specialisty (nebo mi ho přímo doporučí marketplace), které hledám, často na základě poptávky konkrétních činností (chci člověka na správu scénářů v Make.com) nebo výstupů (chci integrovat Asanu a Pipedrive). Je to také zprostředkování, nicméně narozdíl od agentury je tady zprostředkování v popředí. A od toho se odvíjí vše ostatní.
Marketplace zadavatelé využívají, protože jim poskytuje nějakou službu mimo samotné zprostředkování: garanci vrácení peněz, rychlosti reakce nebo dodání. Rozhodně u tržiště nečekejte jakoukoliv péči ve vztahu k řízení zakázky. A databázi kontaktů vnímám jako základ a třeba Na volné noze pro mě tržiště není. Definující je pro mě hlavně obchodní model, nejčastěji o provizi ze zpracované zakázky.
Provize by měla být odměnou za zprostředkování a za výše uvedené služby. Pro mě osobně je tématu řízení firem, spolupráce, digitální transformace provize špatný obchodní model. Vidím několik důvodů.
- Služby, které klienti poptávají, jsou často komplexní, a proto není možné bez předchozí konzultace nebo analýzy říct, jaká by měla být konečná cena.
- Klienti, kteří služby poptávají, často neví přesně, co potřebují. Dám příklad – často poptávají nástroj, přitom jim v týmu chybí konkrétní dovednost.
- Oba případy vedou k tomu, že nedokážu předem říct, jaké specializace budou potřeba.
Kdybych chtěl vytvořit tržiště, zaměřil bych se na zdokonalení těch tří výše uvedených problémů. Ve Workflow si dílčí dobře specifikované poptávky zvládneme zpracovat bez větší přípravy – představte si třeba základní školení Asany nebo Airtablu – ale většina prvních zadání, zvlášť od nových klientů u nás prochází přes úvodní konzultaci.
Aby tržiště fungovalo, musí být v databází kontaktů super lidi, nejenom odborností, ale také spolehlivostí. Jako provozovatel tržiště si musím specialisty dobře vybírat. Můžu s každým specialistou jednotlivě udělat onboarding (představit mu, jak fungujeme, co očekáváme od něj). Můžu pořádat pravidelná setkání pro specialisty.
Čím preciznější bude výběr specialistů, tím menší bude databáze a tím menší základní benefit pro zadavatele. Čím více lidí se rozhodnut zapojit, tím více času strávím na onboardingu a zároveň klesne průměrná kvalita. Čím více budu chtít zlepšovat aktivitu specialistů, tím víc času mě to bude stát. Navíc myslím, že většině specialistů tržiště nic moc nevydělá – distribuce zakázek nemůže být rovnoměrná, budou neaktivní a bude potřeba hledat další.
A to jde v rozporu s primární motivací zakladatelů marketplace – vytvořit systém, který mi bude generovat zisk z provizí s co nejmenším úsilím. Těžko tomu něco vytknout, ale z mé zkušenosti na to dojede zadavatel.
Marketplace není špatný model. Aby fungovalo, musí se výše uvedené problémy dobře vyvážit. A mě to přijde jako sisyfovská práce. V modelu tržiště mi taky chybí budování vztahu – ne účelové, ale přirozené a dlouhodobé.
Jak to chceme ve Workflow
Na začátek řeknu, že nemám recept na to, jak udělat dokonalou službu pro klienta, která bude zároveň dlouhodobě naplňovat lidi, kteří ji dodávají. Ale s vědomím toho, jak fungují agentury a tržiště mám potřebu hledat nějaký jiný model – nebo spíše jejich kombinaci. I kdyby to znamenalo, že třeba zůstaneme malí počtem zapojených lidí.
Lidé
Ve Workflow chceme, aby na projektu pracovali ti, kteří pro ně mají nejlepší kompetence i osobnostní předpoklady (je jim blízký klient apod.). Tohle by měl řešit širší okruh lidí, kteří Workflow a spojené myšlenky znají, a i když třeba nespolupracují pravidelně, dokáží se rychle zapojit. Říkáme jim Workflow Friends.
Workflow Friends aktuálně fungují na potřebě potkávat se s někým, kdo řeší podobné problémy (lidé na volné noze), na potřebě sdílet (mám problém, zjistil jsem…), společně se rozvíjet a jít třeba jednou za čas na večeři a pivo. To, že budeme spolupracovat na zakázkách nebo projektech, je vedlejší. Někomu to může připomínat tržiště, ale podstata je úplně jiná.
Řízení zakázek
Každý tým, který pracuje na zakázce, tvoří jak Friends, tak i Members – ti členové, kteří se podílí na zakázkách nebo rozvoji Workflow opakovaně. Ti jsou nositeli toho, co je Workflow, jaké hodnoty máme, jaký standard služeb chceme dodávat.
Všechny zakázky ve Workflow jsou řízené podobným způsobem – stejně jako u agentury tedy můžu naskočit do projektu, aniž bych musel řešit “systém spolupráce” (odpovědnosti, evidence úkolů, komunikace, úložiště).
Jako zajímavost vypíchnu, že systém spolupráce tvoříme tak, aby nepotřeboval accounty, obchodníky nebo projekťáky. Při práci pro malé a střední firmy je tohle těžko obhajitelný náklad. Každý z nás musí dokázat odřídit zakázku nebo být konzultantem (to by byl fajn další článek). Bude to vždy o jasných procesech a také interním informačním systému, který nám vše zpřehledňuje.
Typy spoluprací
Způsob řízení zakázky, který jsem popsal výše, popisuje situaci, kdy spolupracujeme na nějakém větším projektu. V popředí je hlavně zájem klienta – pokud chce jen “specialistu”, který zvládne zpracovat dílčí automatizaci, kontakt jako v případě tržiště předáme. Ale je to vlastně už jen důsledek toho, jak spolupracujeme.
Provize je možná, ale ne nutná – zatím jsem nad tím asi přemýšlel jen já sám, ale provize by mohla být buď úplně dobrovolná nebo by byla dobrovolná její výše.
Jaké jsou tedy typy zakázek z pohledu spolupráce?
- Tým – tohle jsem popisoval výše – postavíme tým podle potřeba zakázky (včetně možného dlouhodobého vývoje), rozdělíme si role a odměny.
- Solo – na zakázce pracuje jen jeden člověk, který ale využívá infrastrukturu a postupy Workflow.
- Solo+ – za tuto zakázku je primárně odpovědný jeden člověk, ale na výpomoc s jednorázovými nebo dílčími vstupy zve někoho dalšího. Odpovědnosti jsou dané automaticky, odměny pak podle rozsahu subdodávky.
V agentuře i v marketplace existuje převážně jen jeden způsob spolupráce. My musíme umět všechny a klidně hledat další (třeba Workflow Servis, dlouhodobá podpora klienta v čemkoliv z našich témat, kdy máme předem zarezervovanou kapacitu), protože to vyžaduje jak charakter našich zakázek, tak i klienti – malé a střední firmy, které nejde nacpat do jednoho řešení.
Co je tedy Workflow?
Je to rozmanité prostředí pro spolupráci směrem dovnitř – k lidem, kteří tvoří Workflow. Jde o prostředí, které podporuje rozvoj podnikatelů, malých a středních firem. Ve Workflow mimo služby pro klienty vytváříme spoustu obsahu, databázi nástrojů a organizujeme komunitu Trigger. Pokud chceme naplnit naše poslání, musíme hledat nové cesty, jak podnikatelské prostředí měnit.
Když jsme u toho poslání, tady je úvodní část:
Chceme vytvářet nebo zlepšovat firmy, které mají potenciál přinést světu něco dobrého. Podporujeme podnikatele, protože přebírají iniciativu a snaží se něco ve svém okolí změnit k lepšímu. Jako podnikatele nevnímáme jen lidi, kteří založí firmy, ale obecně všechny, kteří něco podnikají: jsou z neziskovky, jsou to zaměstnanci i nezávislí profesionálové.
Tohle je něco, k čemu se dostaneme někdy příště. Na jeden článek toho bylo poměrně dost, což? Každopádně budu rád za jakékoliv komentáře, připomínky, podněty nebo nápady.
Stavíme Workflow.ooo odpovídá na moji potřebu psát o tom, co dělám. Dlouho jsem nepsal podobný blogový formát, zároveň mi vždycky přišlo velmi závazné psát ho na web, kde jsou články často jediným obsahem. Další články přijdou, ale kdy to bude nebudu slibovat 
.